SEGNALAZIONE DI ILLECITI

(WHISTLEBLOWING)

 

 

CONTENUTO

1. Scopo
2. Campo di applicazione
3. Definizioni
4. Responsabilità
   1. Soggetti che possono effettuare segnalazioni
   2. Destinatari delle segnalazioni
5. Modalità operative
   1. Contenuto delle segnalazioni
   2. Modalità di segnalazione
   3. Gestione delle segnalazioni
   4. Verifica della fondatezza delle segnalazioni
   5. Tutela del Segnalante
   6. Responsabilità del Segnalante
6. Archiviazione della documentazione

 

1. SCOPO

La presente procedura, che costituisce parte integrante del MOG_231 di BELVEST S.p.A., ha una duplice finalità:

• regolamentare il processo di “whistleblowing”;
• definire i ruoli, compiti e responsabilità dei soggetti coinvolti nel suddetto processo.

La gestione delle attività considerate nella presente procedura devono ispirarsi a tutte le normative applicabili, nonché ai principi comportamentali previsti nel Codice Etico e nel MOG_231.

La Legge 30/11/2017, n. 179 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” ha previsto un sistema di tutela sia per i lavoratori, appartenenti al settore pubblico e/o privato, nonché per i terzi che segnalino un illecito di cui abbiano avuto conoscenza per ragioni di lavoro.

In particolare, la Legge 179/2017 aggiungendo i commi 2 bis, 2 ter e 2 quater all’Art. 6 del D.Lgs. 231/01, ha introdotto anche nel settore privato talune tutele (ad es. divieto di atti ritorsivi o discriminatori per i motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione etc…) nei confronti dei soggetti apicali e/o dei loro subordinati che segnalino condotte illecite, rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/01 o violazioni del relativo MOG_231, di cui siano venuti a conoscenza in ragione del loro ufficio.

A tal fine, il MOG_231 prevede, quale requisito di idoneità, l’implementazione di una apposita procedura, che è parte integrante del medesimo MOG_231, finalizzata a disciplinare il sistema di segnalazione di illeciti e violazioni (c.d. whistleblowing)

 

2. CAMPO DI APPLICAZIONE

Si applica:

• alle segnalazioni dei dipendenti e/o di terzi aventi ad oggetto la violazione del MOG_231 o del Codice Etico di BELVEST SpA
• alla gestione, da parte dell’Organismo di Vigilanza, della segnalazione ricevuta

 

3. DEFINIZIONI

Whistleblowing:	Sistema di segnalazione di illeciti o violazioni del MOG_231 adottato da BELVEST SpA
Whistleblower:	Il soggetto che segnala illeciti o violazioni del MOG_231
Segnalazione:	Segnalazione inviata dal dipendente e/o dal terzo avente ad oggetto la violazione o la probabile violazione del MOG_231 o del Codice Etico

 

4. RESPONSABILITA'

4.1 Soggetti che possono effettuare Segnalazioni

I dipendenti e i soggetti terzi possono segnalare comportamenti illeciti di cui al Decreto_231, rilevanti in sede penale e/o disciplinare, o le violazioni del MOG_231 di cui siano venuti a conoscenza, diretta o indiretta ed anche in modo casuale, in occasione delle funzioni svolte.

Può pertanto costituire oggetto di segnalazione ogni comportamento o atto idoneo a pregiudicare l’idoneità del MOG_231, posto in essere dai soggetti sopra indicati nell’interesse o a vantaggio di BELVEST SpA che costituisca, anche solo potenzialmente:

• una condotta illecita integrante una o più fattispecie di reato da cui può derivare una responsabilità per la Società ai sensi del Decreto_231
• una condotta che, pur non integrando alcuna predetta fattispecie di reato, sia stata posta in essere in violazione delle prescrizioni del MOG_231 e del Codice Etico di BELVEST SpA

Le segnalazioni devono basarsi su elementi di fatto, precisi e concordanti.

Non sono meritevoli di tutela le segnalazioni aventi ad oggetto questioni di carattere personale del Segnalante o del Segnalato (salvo che non si tratti di aspetti che abbiano un impatto a livello aziendale), rivendicazioni o istanze attinenti alla disciplina del rapporto di lavoro o rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi.

Pertanto, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la presente procedura, con le relative tutele, non sarà attivata, anche se la segnalazione sarà inviata/recapitata tramite le modalità previste, nelle seguenti ipotesi:

• Segnalazione non circostanziata che non consente di individuare elementi di fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un’istruttoria (ad es. assenza di illecito commesso, periodo di riferimento, cause e finalità dell’illecito, persone/unità coinvolte, etc.) ovvero segnalazioni fondate su meri sospetti o voci;
• Segnalazione priva di fondamento, fatta allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio alla/e persona/e segnalata/e.

Rimane quindi fermo il requisito della veridicità dei fatti e/o delle circostanze e delle situazioni segnalati, a tutela del soggetto segnalato.

A tale riguardo, considerato lo spirito della norma è quello di incentivare la collaborazione di chi lavora all’interno di BELVEST SpA, non è necessario che il Segnalante sia certo dell’effettivo avvenimento (o del carattere illecito) dei fatti segnalati e/o dell’autore degli stessi, essendo invece sufficiente che il Segnalante, in base alle proprie conoscenze, ritenga altamente probabile che si sia verificato un fatto e che lo stesso possa costituire un illecito.

Le Segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, anche se recapitate tramite le modalità previste, potranno essere prese in considerazione qualora presentino gli elementi sopra indicati.

Le Segnalazioni anonime verranno prese in considerazione per ulteriori verifiche se posseggono un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.

4.2 Destinatari delle Segnalazioni

Il destinatario delle Segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza (di seguito OdV) di BELVEST S.p.A.

L’Organismo di Vigilanza provvede a garantire la riservatezza delle informazioni contenute nelle Segnalazioni e a tutelare l’identità dei Segnalanti agendo in modo da garantirli contro qualsiasi forma di ritorsione o comportamento discriminatorio, diretto o indiretto, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alle Segnalazioni.

 

5. MODALITA' OPERATIVE

5.1. Contenuto della Segnalazione

Il soggetto che effettua la segnalazione può, attraverso la piattaforma dedicata, deve fornire tutti gli elementi utili e necessari per consentire all’OdV di condurre le verifiche e gli accertamenti del caso per valutare la ricevibilità e la fondatezza della segnalazione.

La segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• Individuazione dell’area di pertinenza dell’illecito che si intende segnalare e una chiara e completa descrizione dei fatti precisi e concordanti oggetto di segnalazione che costituiscano o possano costituire un illecito rilevante ai fini del Decreto 231/01 e/o una violazione del MOG_231 e/o del Codice Etico, in ogni caso il sito propone le aree di pertinenza dell’illecito;
• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
• se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto e/o i soggetti che hanno posto in essere i fatti segnalati (ad esempio qualifica ricoperta e area in cui svolge l’attività);
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti oggetto di segnalazione ed in genere ogni altra informazione o documento che possa essere utile a comprendere i fatti segnalati.

In sede di istruttoria, si potrà richiedere al Segnalante l’eventuale ulteriore documentazione che riterrà opportuna o necessaria a corredo della segnalazione.

5.2. Modalità di segnalazione

Il segnalante può, attraverso la piattaforma dedicata, inviare segnalazioni in via anonima senza registrazione o segnalazioni in via riservata, accreditandosi nel sito dedicato alle segnalazioni. I dati del segnalante sono separati dalla segnalazione, pertanto la segnalazione riservata viene inviata al Responsabile in forma anonima. Soltanto il Responsabile è in grado di associare la segnalazione ai dati del segnalante e quindi visualizzarne l’identità. La segnalazione può infine essere effettuata in forma scritta o in forma orale. Il segnalante dovrà fornire tutti gli elementi necessari richiesti dalla piattaforma. L’indirizzo della piattaforma è il seguente: https://belvest.segnalazioni.net/.

5.3. Gestione della segnalazione

Il procedimento di gestione delle segnalazioni garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante sin dalla ricezione della segnalazione, ed in ogni fase successiva della stessa, finanche in sede di verbalizzazione delle riunioni dell’OdV, nonché la tutela dei dati personali relativi al Segnalante medesimo, anche ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

L’identità del Segnalante potrà essere rivelata e resa pubblica nel rispetto e nei limiti del D.lgs. 196/2003, Codice Privacy (cfr. art. 2 – undecies, co. 1, lett. f del D.lgs. 196/2003) così come modificato dal D.lgs. 101/2018 recante disposizioni per l'adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni di cui al GDPR.

5.4 Verifica della fondatezza e della rilevanza della segnalazione

La verifica di fondatezza e rilevanza della segnalazione è condotta autonomamente dall’OdV nel rispetto dei principi di imparzialità e di riservatezza e nel rispetto della normativa giuslavoristica ed in tema di privacy.

L’OdV, in quanto preposto alla verifica e alla gestione della segnalazione, può procedere ad ogni attività ritenuta opportuna al fine tra l’altro di:

• valutare la gravità degli illeciti, delle violazioni e delle irregolarità segnalate e ad ipotizzarne le potenziali conseguenze pregiudizievoli
• individuare le attività da svolgere in relazione alle tematiche segnalate con riferimento al MOG_231
• effettuare le attività di accertamento circa l'effettiva commissione dell'illecito e/o dell'irregolarità, valutando ad esempio l'opportunità di:

• convocare il Segnalante per ottenere maggiori chiarimenti
• convocare i soggetti che nella segnalazione sono indicati come persone informate sui fatti
• acquisire documentazione utile o attivarsi per poterla rinvenire ed acquisire
• convocare, se ritenuto opportuno, il soggetto indicato nella segnalazione come l'autore dell'irregolarità (Segnalato)

• individuare, ove necessario, gli accorgimenti da adottare immediatamente al fine di ridurre il rischio che si verifichino eventi pregiudizievoli o eventi simili a quelli segnalati, verificati o accertati.

L’OdV può avvalersi del supporto e della collaborazione di funzioni ed uffici di BELVEST S.p.A. o di consulenti esterni, ferma restando anche in tal caso la massima garanzia di riservatezza.

Qualora la segnalazione dovesse risultare fondata e rilevante ai sensi del Decreto 231/01, l’OdV provvederà a comunicare l’esito dell’accertamento al CdA.

Nel caso in cui la segnalazione dovesse risultare non rilevante ai fini del Decreto 231/01 o ai fini delle prescrizioni contenute nel MOG_231, l’Organismo di Vigilanza provvederà ad inoltrare la segnalazione ricevuta alla Funzione aziendale compente.

Qualora invece all’esito dell’istruttoria medesima la segnalazione dovesse apparire infondata o irrilevante, l’OdV provvederà ad archiviarla, precisando le relative motivazioni.

L’OdV valuterà eventuali azioni nei confronti del Segnalante da parte degli organi e/o delle funzioni competenti.

Nel caso in cui la segnalazione riguardi un illecito già oggetto di un procedimento penale, l’attività istruttoria rimarrà sospesa sino alla definizione del giudizio penale.

L’OdV ricava dal sito un report periodico su tutte le segnalazioni ricevute, sugli esiti delle verifiche relative a tali segnalazioni nonché sui casi di archiviazione.

Al fine di garantire la corretta gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e della relativa attività di istruttoria, l’OdV archivia per almeno 5 anni dalla conclusione del procedimento, nel rispetto degli standard di sicurezza e riservatezza, tutta la documentazione relativa alla segnalazione ricevuta, alla gestione ed agli esiti della stessa (email, comunicazioni, pareri di esperti, verbali, documentazione allegata, ecc.).

5.5 Tutela del Segnalante

5.5.1 Obbligo di riservatezza.

Fatti salvi i casi in cui, una volta esperita l’istruttoria, sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi del Codice Penale o dell’Art. 2043 del Codice Civile e delle ipotesi in cui il riserbo sulle generalità non sia opponibile per legge (es. indagini penali, amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del Segnalante viene protetta in ogni fase del trattamento della segnalazione.

L’identità del Segnalante non può essere rivelata senza la sua autorizzazione e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

5.5.2 Divieto di discriminazione.

I soggetti che segnalano condotte illecite o violazioni del MOG_231 di cui siano venuti a conoscenza, non possono essere sanzionati, licenziati, revocati, sostituiti, trasferiti o sottoposti ad alcuna misura discriminatoria per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.

Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione e/o reazione sfavorevole al Segnalante.

Il Segnalante e l’organizzazione sindacale indicata dal medesimo, qualora ritengano che il Segnalante abbia subito o stia subendo una misura discriminatoria, provvedono a dare notizia circostanziata dell’avvenuta discriminazione all’Organismo di Vigilanza affinché provveda a valutarne la fondatezza nonché all’Ispettorato Nazionale del Lavoro per i provvedimenti di relativa competenza.

Nel caso in cui l’OdV ritenga sia presente una discriminazione, valuta i possibili interventi di azione da parte di BELVEST S.p.A. volti a ripristinare la situazione di regolarità e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione e, far perseguire, se del caso, in via disciplinare e/o penale, l’autore della discriminazione.

Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto Segnalante è in ogni caso nullo, al pari del mutamento di mansioni ai sensi dell'Art. 2103 C.C., nonché di qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del Segnalante a seguito della segnalazione.

Costituisce onere del Datore di Lavoro, in caso di controversie legate all'irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del Segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.

In ogni caso la violazione dell’obbligo di riservatezza e/o del divieto di discriminazione è fonte di responsabilità disciplinare anche secondo quanto previsto dal Sistema Sanzionatorio adottato da BELVEST S.p.A. e del Decreto 231/01.

5.6 Responsabilità del Segnalante

Il Segnalante è consapevole delle responsabilità e delle conseguenze civili e penali previste in caso di dichiarazioni mendaci e/o di formazione o di uso di atti falsi. In caso di abuso o falsità della Segnalazione, resta ferma quindi ogni eventuale responsabilità del Segnalante per calunnia, diffamazione, danno morale o altro danno civilmente o penalmente rilevante.

Qualora a seguito di verifiche interne la segnalazione risulti priva di fondamento saranno effettuati accertamenti sulla sussistenza di grave colpevolezza o dolo circa l’indebita segnalazione e, di conseguenza, in caso affermativo, si darà corso alle azioni disciplinari, anche secondo quanto previsto dal Sistema Sanzionatorio adottato ai sensi del MOG_231/01 e del Decreto 231/01 e/o denunce anche penali nei confronti del Segnalante salvo che questi non produca ulteriori elementi a supporto della propria segnalazione.

 

6. ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Tutta la documentazione di supporto relativa alla gestione delle segnalazioni, cartacea e/o elettronica deve essere conservata, per la durata prevista dalla legge in vigore, al fine di permettere la corretta tracciabilità dell’intero processo e di agevolare eventuali controlli successivi.