Belvest S.p.A.
Informativa sulla Privacy
Regolamento UE 2016/679
(General Data Protection Regulation)

 

1. Di quali dati abbiamo bisogno?

La nostra Politica sulla Protezione dei Dati Personali regola l’uso e la conservazione dei dati personali Vostri, di Vostri clienti/dipendenti/collaboratori/consulenti individuabili come “persone fisiche” relativamente alle condizioni (precedenti, contestuali e successive) relative all’instaurazione di una “relazione commerciale” di vendita di capi di abbigliamento oppure di tessuto/bottoni/fodera/prodotti finiti, ovvero di acquisto di prodotti/servizi oltre specificate. Belvest è un “Controllore dei Dati Personali” che l’interessato ci fornisce. Belvest raccoglie, a seconda del servizio e della particolare situazione operativa, tutti o parte dei seguenti tipi di dati personali:

• dati personali di Categoria 1: nome, cognome, indirizzo, località, città, provincia, nazione, CAP;
• dati personali di Categoria 2: partita IVA, codice fiscale, numero di telefono fisso/mobile, IBAN;
• dati personali di Categoria 3: numero di fax, account Skype, indirizzo email, indirizzo internet;
• dati personali di Categoria 4: fotocopia documento di identità, fotografie relative ad eventi ed attività social-marketing (mostre, fiere, ecc.);
• dati personali di Categoria 5: misure fisiche del corpo per la creazione di capi su misura, successivamente codificate in un univoco “schizzo personale” nei nostri archivi, fotografia dell’interessato;
• dati personali di Categoria 6: dati relativi a sistemi di videosorveglianza;
• dati personali di Categoria 7: dati giudiziari

Specifichiamo che la raccolta ed il successivo trattamento di dati personali di soggetti minori saranno sempre subordinati alla raccolta di esplicito consenso da parte del genitore, tutore legale ovvero rappresentante del minore stesso.

 

2. Perché ne abbiamo bisogno, ovvero cosa ne facciamo?

Nel caso acquisto di condizioni precedenti, contestuali o successive di prodotti/servizi oppure di vendita di prodotti/servizi e con riferimento a ciascuna categoria, abbiamo bisogno dei Vostri dati personali sopra indicati, tutti o parte di essi, per le seguenti finalità:

• I dati di “categoria 1” e “categoria 2” sono generalmente necessari per l’instaurazione ed esecuzione di un rapporto commerciale, quali l’acquisto di un prodotto/servizio oppure la vendita di un capo d’abbigliamento, ovvero la vendita di tessuto, bottoni, fodera, prodotti finiti disponibili allo spaccio aziendale o presso i nostri magazzini. Tali dati personali possono essere relativi sia a soggetti cosiddetti “giuridici” quali aziende, negozi, ecc. (canale “Business to Business”, oltre “B2B”), ma anche a soggetti fisici nel caso di vendita di prodotti tramite il nostro sito di e-commerce (canale “Business to Consumer”, oltre “B2C”); per il trattamento di questi dati personali, la negazione del consenso impedisce qualsiasi altra attività successiva;
• con particolare riferimento all’indirizzo di posta elettronica (“categoria 3”), esso risulta obbligatorio solo nel caso di vendita di prodotti tramite il sito di commercio elettronico aziendale; viceversa, esso non risulta necessario per la gestione commerciale di un ordine di vendita⁄acquisto tramite altri canali, essendo in questi altri casi solo funzionale all’instaurazione di un rapporto di comunicazione più snello tra le parti nonché alla gestione di un’informazione più diretta su attività promozionali e di marketing svolte da Belvest S.p.A.; in ogni caso, tale dato è fornito a Belvest S.p.A. solo previo consenso esplicito dell’interessato che può essere revocato in qualsiasi momento;
• la raccolta del documento di identità (dato personale di “categoria 4”) risulta necessario nel caso di acquisto con assegno/carta di credito da parte di un privato presso Belvest S.p.A., ai fini di verifica del buon esito del pagamento; la raccolta di foto (dato personale di “categoria 4”) in occasione di eventi (mostre, fiere, ecc.) ed attività di social-marketing può essere finalizzata alla pubblicazione su canali “social”, ma sempre e comunque previo esplicito consenso dell’utente interessato;
• tutti o parte dei dati personali nella “categoria 5”, oltre a tutti o parte dei dati nelle “categorie 1,2,3”, risultano evidentemente necessari qualora un soggetto desideri la produzione di un capo “su misura”; per questi dati il consenso al trattamento deve essere esplicito e la sua negazione impedisce qualsiasi altra attività successiva.
• i dati di categoria 6 sono necessari per supportare le attività di sicurezza aziendale, come specificato da apposite segnalazioni nelle aree interessate dalle riprese;

• i dati di categoria 7 possono essere raccolti accedendo a basi dati di informazioni commerciali.

Nel caso di segnalazioni di possibili illeciti o violazioni (rif. Direttiva Europea 2019/1937 recepita con D.lgs. del 10/3/2023 n.24, nel seguito “Whistleblowing”), ed a prescindere dall’esistenza di un qualunque rapporto commerciale in essere, Belvest ha implementato un canale “on line” disponibile al link https://www.belvest.segnalazioni.net, al fine di garantire la massima tutela e celerità nella gestione del trattamento; i dati personali potenzialmente raccolti afferiscono alle categorie 1,2 e 3; a scelta del segnalante, la segnalazione può essere altresì corredata da file audio nativamente distorto per tutelare a prescindere l’identità del segnalante stesso.

 

3. Dati personali di persone fisiche ottenuti tramite relazioni commerciali, esistenti o future, con soggetti giuridici (clienti oppure fornitori)

Nel caso di raccolta di dati relativi a rapporti commerciali con soggetti giuridici -clienti oppure fornitori- in essere o nascituri, possiamo comunque venire in possesso di tutti o parte di dati di “categoria 1,2,3,4,5,6,7” (alcuni previo consenso esplicito come già in precedenza rimarcato) con riferimento:

• “categoria 1,2,3,4,5,6,7”: al trattamento di dati personali Vostri nel caso di società “personali”, ovvero riconducibili ad uno o più individui (es. S.a.s, S.n.c, S.r.l., studi professionali, ecc.);
• “categoria 1,2,3,6”: al trattamento di dati personali di Vostri dipendenti/consulenti/collaboratori che interagiranno con i nostri dipendenti/consulenti/collaboratori per l’esecuzione del contratto commerciale di acquisto/vendita in essere o nascituro (es. email di aggiornamento sullo stato dell’ordine, telefonate, messaggi, sms, ecc.);
• “categoria 5”: alla gestione di capi personali di “persone fisiche” Vostri clienti/dipendenti/consulenti/collaboratori, qualora richiesta la realizzazione di un capo “su misura”.

Vi segnaliamo l’opportunità di informare i Vostri dipendenti/collaboratori/consulenti e/o i Vostri clienti finali della eventualità di trattamento dei dati personali degli interessati nelle categorie sopra esposte e nelle modalità di seguito specificate.

 

4. Chi tratta i dati raccolti?

I Vostri dati personali possono essere trattati da tutti o parte degli uffici/reparti[1] di Belvest tramite i relativi dipendenti/consulenti/collaboratori in qualità di incaricati/responsabili del trattamento con sede in Italia, Via Corsica 23 Piazzola sul Brenta, CAP 35016, (PD). Inoltre, tali dati potranno essere trattati anche da altri soggetti; infatti:

• nel caso di clienti di capi “su misura”, alcuni dati personali di categoria 5 (nome, cognome, codice schizzo) vengono riportati su un’etichetta interna del capo denominata “CEM” e trattati dal personale afferente agli uffici/reparti di Belvest[1] oltre che dall’intera produzione e dal corriere incaricato alla consegna qualora sia richiesto che il nominativo del cliente finale venga riportato anche nel DDT e/o nella fattura;
• per tutte le tipologie di contratti di vendita e di acquisto, ferme restando le comunicazioni e diffusioni effettuate in esecuzione di obblighi di legge, tutti o parte dei dati raccolti di categoria 1,2,3 potranno essere comunicati, per le sole finalità legate all’esecuzione del contratto di vendita/acquisto:
  • alla nostra rete di agenti (anche dati di categoria 5); nostri professionisti e consulenti[2];
  • persone fisiche/giuridiche nominate “Data Processor”[3];
  • altri fornitori per attività quali controllo della produzione tramite strumenti informatici, magazzinaggio, trasporto, spedizione; società di assicurazione; istituti di credito; società di factoring; società di assicurazione del credito; società di recupero crediti[2];;
  • società incaricate dell’archiviazione ottica e/o microfilmatura di documenti; organi di vigilanza e controllo;
  • nel caso di segnalazioni di possibili illeciti nel contesto lavorativo (“Whistleblowing”), sono stati nominati specifici “Data Processor” per l’adempimento degli obblighi di legge relativi al trattamento della segnalazione e dei dati personali del segnalante.
• in presenza o anche in assenza di specifici contratti di acquisto e vendita potrebbero essere raccolti dati di categoria 4 - quali ad esempio foto dell’utente in occasione di mostre, fiere, eventi social-marketing, ecc.) - direttamente da Belvest o tramite specifiche persone fisiche/giuridiche nominate “Data Processor” e comunque sempre con il consenso esplicito degli interessati, per la successiva pubblicazione sui canali social di Belvest.

Nessun altro fornitore terzo ha accesso ai Vostri dati. L'hosting e l'archiviazione dei dati avvengono presso la sede di Belvest S.p.A. per i dati relativi agli ordini cliente e agli acquisti di prodotti/servizi, mentre alcuni dati di categoria 1,2,3[4] necessari sia alla creazione del profilo di accesso dell’utente per i servizi di e-commerce che alla spedizione dei prodotti, vengono archiviati anche presso un server Aruba sito ad Arezzo presso il Data Center “DC1”. I dati personali eventualmente raccolti e relativi alle segnalazioni di illecito (“Whistleblowing”) vengono archiviati in Italia dalla società Digital PA S.r.l, con sede a Cagliari che utilizza server fisicamente situati nel territorio italiano (Arezzo). Qualora sia stato fornito esplicito consenso alle attività di email-marketing, i Vostri potrebbero essere oggetto di trasferimento in USA sui server del nostro fornitore della piattaforma di e-mail marketing, con il quale esiste un “Data Processor Agreement”. Allo stesso modo, per garantire la cifratura della email in uscita da Belvest ci appoggiamo ad un fornitore “GDPR compliant” che può prevedere il trasferimento dei dati in USA. Non vi sono altri casi di trasferimento di dati fuori dallo spazio economico europeo (SEE). I dati personali scambiati tramite social network (Facebook, Instagram, ecc.) usando “like” oppure commenti, non vengono trattati o archiviati in alcun modo (eccezion fatta per le foto eventualmente raccolte con consenso esplicito dell’interessato in occasione di mostre, fiere, eventi social-marketing, ecc.) e non sono oggetto di profilazione dell’utente finale se non in forma anonima ed aggregata. Infine, I Vostri dati personali non saranno in alcun modo diffusi senza un vostro consenso esplicito.

 

5. Per quanto tempo conserviamo i dati raccolti?

Ai sensi di legge, siamo tenuti a conservare i documenti relativi a rapporti commerciali (ordini, bolle, fatture, ecc.) per 10 anni, ivi compresi i dati personali afferenti a tali contratti. Per quanto riguarda la gestione della direttiva comunitaria “Whistleblowing”1 i dati verranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre i cinque (5) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. Dopo questo periodo, tutti i dati personali afferenti all’interessato saranno irreversibilmente distrutti ovvero del tutto anonimizzati. Il vostro indirizzo di posta elettronica ed, in generale, qualsiasi dato personale con raccolta sottoposta a consenso utilizzato per informarvi circa attività promozionali o di marketing, sarà conservato fino a vostra revoca del consenso, che può avvenire in qualsiasi momento tramite l’apposito link in calce alla mail ricevuta oppure tramite apposito modulo scaricabile all’indirizzo www.belvest.com, sezione “Privacy”. Nel caso di raccolta dati di “categoria 4”, il massimo tempo di conservazione è di cinque giorni lavorativi (e comunque non eccedente alla verifica di solvibilità del soggetto da parte dell’istituto bancario), eccezion fatta per le foto raccolte con il consenso esplicito dell’interessato in occasione di mostre, fiere ed eventi social-marketing, ecc. che vengono archiviate per un massimo di un anno. I dati relativi alla videosorveglianza vengono archiviati per un massimo di 72 ore.

 

6. Quali sono i diritti dell’interessato al trattamento dei dati illustrato?

Se ritenete che qualsiasi Vostro dato personale da noi conservato sia errato o incompleto, potete richiedere di vedere, correggere o cancellare tali informazioni. Per chiarimenti o reclami circa il trattamento dei Vostri dati personali, Vi preghiamo di contattarci all’indirizzo di posta elettronica gdpr@belvest.com, ovvero di contattare direttamente il facente funzione di Responsabile per la Protezione dei Dati Personali Ing. Bruno Stefanutti all’indirizzo bruno.stefanutti.gdpr@belvest.com. Se, nonostante i nostri sforzi, non vi ritenete soddisfatti delle modalità di trattamento dei Vostri dati personali potete proporre un reclamo al Garante Privacy seguendo l’apposito link nella sezione “Privacy” del sito www.belvest.com.